Annonce
Erhverv

Boguddrag: Minefeltet i bestyrelse-direktions samarbejdet

Erhverv+ bringer her et opsummerende uddrag af et af de centrale kapitler fra bogen Den Aktive Bestyrelse - udvikler virksomheden og skaber konkurrenceevne. Forfatterne er Lars Bo Hansen, partner hos Implement Consulting Group og Steen Ernland, senior partner i Adaptum Partners, og bogen blev første gang udgivet i 2015, men bestselleren er nu ude i sjette oplag.
Annonce

Tvunget af omstændighederne med stigende forandringer i omverden og ønsket om at kunne være en relevant og udviklende sparringspartner for ledelsen i virksomheden, er de dygtige bestyrelser de seneste år gået tættere på direktionen og virksomhedernes drift.

Udover at fællesmængden af opgaver bliver større (illustreret som minefeltet i ovenstående figur), så er det også præget af flydende grænser og dermed ustabilt. Det gør det stadigt vanskeligere at bruge forretningsordenen til at fastlægge grænserne for bestyrelsesarbejde.

Som vi ser det, er der fem generelle tiltag uanset virksomhedens størrelse, ejerskabsform og branche, der i samspil kan gøre den øgede fællesmængde mellem direktion og bestyrelse til et positivt og værdifremmende faktum:

  1. I kan øge tilliden mellem parterne
  2. I kan øge evnen til at etablere og overholde aftaler
  3. I kan skabe positiv energi og dynamik i samarbejdet
  4. I kan anerkende gensidigheden
  5. I kan undgå snubletråde i minefeltet

Aktive bestyrelser

I en artikelserie sætter Erhverv+ fokus på emnet Aktive Bestyrelser.

Ifølge en rapport fra Center for Ejerledede Virksomheder ved CBS med afsæt i 76.000 danske aktie- og anpartsselskaber havde blot seks procent af de ejerledede virksomheder en professionel bestyrelse i 2019, mens tallet er henholdsvis 22 og 29 procent for semi-ejerledede og ikke-ejerledede virksomheder.

Omtrent halvdelen af Danmarks cirka 300.000 virksomheder er personligt ejede, mens mere end 90 procent af samtlige virksomheder er familie- eller ejerledede.

Første afsnit i serien blev bragt torsdag 21. maj og handlede om betydningen af at have en professionel bestyrelse som sparringspartner i en krisetid som netop nu. Det skete blandt andet i forbindelse med et interview med tidligere topchef i Carlsberg og i dag professionelt medlem af ni bestyrelser, Jørn Tolstrup Rohde.

Derudover pegede Peter Vogel, professor i familievirksomheder og iværksætteri ved den internationale lederskole IMD i Lausanne, Schweiz på øget digitalisering og tæt samarbejde mellem bestyrelse, direktion, ejere og familier som stærke virkemidler til at klare sig gennem krisen.

Andet afsnit er et uddrag fra bogen Den Aktive Bestyrelse - udvikler virksomheden og skaber konkurrenceevne skrevet af Lars Bo Hansen og Steen Ernland.

Alle afsnit er tilgængelige på erhvervplus.dk efterhånden som de udkommer.

Annonce

Øge tilliden mellem parterne

Den optimale tilgang til samarbejdet er, at I udvikler en række værdiprincipper mellem direktør og formand. Disse værdiprincipper kan fungere som et såkaldt ’samspilsdokument.’

Dokumentet supplerer forretningsordenen, som formaliseret beskriver samarbejdet mellem direktion og bestyrelse. Eksempler på værdiprincipper:

  • Bekymringer italesættes åbent/direkte (og formanden orienteres/accepterer, alle kan kontaktes)
  • Direktion og bestyrelse har kun én agenda (og bestyrelsens uafhængighed får prioritet)
  • Ledelse og bestyrelse accepterer ikke overraskelser (og information gives i god tid)
  • Vi spiller hinanden gode og antager, at den anden part agerer ud fra bedste intentioner
  • Der må aldrig gå mere end 14 dage mellem formand og direktør taler sammen
Annonce

Øge evnen til at etablere og overholde aftaler

Bestyrelsen arbejder med en prioriteret ’to-do’ liste til direktionen. Listen består af måske 5-10 initiativer, som direktionen skal levere på.

Top-3 prioriteterne oplistes i mødeagendaen. Initiativ aftalerne mellem bestyrelse og direktion formuleres som konkrete spørgsmål - for eksempel:

  • Hvordan undgår vi, at sidste års høje personaleomsætning på 23 procent fortsætter?
  • Hvem er den næste opkøbskandidat i Europa og Nord Amerika?
  • Hvad er det næste store produkt vi skal lancere med et tilfredsstillende afkast?
  • Hvordan nedbringes logistik omkostningerne med 20 procent inden for 18 måneder?
Annonce

Skabe positiv energi og dynamik i samarbejdet

At bestyrelsen skal tilføre ikke kun viden og indsigt men også energi lyder enkelt og ligetil.

Det er dog ofte i praksis komplekst at få individuelle bestyrelsesmedlemmer til at fungere som et godt hold, hvor man reelt lytter til hinanden og spiller rigtig godt sammen. Konkret kan bestyrelsen tilføre energi til samarbejdet med direktionen ved:

  • Selv at have energi - det vil automatisk smitte af på direktionen. Energi kan vise sig i evnen og villigheden til pro-aktivt at dele gode idéer og netværk i forhold til virksomhedens agenda
  • At lytte via trampolin metoden – det vil sige at give konstruktivt feedback tilbage til ledelsen, som bygger videre på ledelsens idéer i stedet for at absorbere ledelsens motivation og virkelyst
  • At have tilstrækkelig tid, også mellem møderne, så ledelsen virkelig kan få et kvalificeret og brugbart modspil, når det behøves
Steen Ernland, senior partner i Adaptum Partners, der rådgiver organisationer inden for ledelses- og bestyrelsesrekruttering, er den ene af de to forfattere bag bogen Den Aktive Bestyrelse, der blev udgivet første gang i 2015, men bestselleren er i dag ude i sjette oplag. Pressefoto
Annonce

Anerkende gensidigheden

I skal anerkende, at i den løbende tilpasning af opgaver, ansvar og roller er der to sider.

Det er nødvendigt, at bestyrelsen skaber en rolle og et ansvar for direktionen, som er motiverende og attraktivt. Om nødvendigt er det bedre at gribe tidligt ind og rette i forholdet mellem parterne inden det egentlig sætter sig.

Bestyrelsesmøder handler om at topledelsen får svar på sine tvivlsspørgsmål, som defineres af direktøren og efterfølgende afstemmes med formanden inden mødet. For at bestyrelsen skal kunne give direktøren den fornødne relevante sparring må medlemmerne:

  • Repræsentere mangfoldighed, således at problemstillinger kan belyses fra flere vinkler
  • Udskiftes forlæns offensivt, således at bestyrelsen består af de bedst egnede medlemmer
Annonce

Undgå snubletråde i minefeltet

I lyset af de markante forandringer brancher er udsat for, er virksomheder under et voldsomt performance pres.

Dette åbner en række faldgruber, som vi kalder snubletråde i samarbejdet mellem bestyrelse og direktion og kan medføre, at bestyrelsen bliver ineffektiv. I værste fald ender virksomheder i eksistenstruende problemer via snubletråde såsom:

  • Overekspansion styret af personlig grådighed, da firmaets størrelse kan drive bonus/status
  • En forførende direktør, som grundet sin tidligere succes, kan skabe en ’ja-siger’ bestyrelse
  • Bestyrelsen kontrollerer for lidt på grund af kompleks firma-organisation/uklar ansvarsfordeling
Annonce

Sammenfatning

Flere undersøgelser viser, at direktører og bestyrelser ofte har meget forskellige holdninger til, hvad de vigtigste komponenter er i et værdiskabende samarbejde.

Mange direktører oplever bestyrelsesmøder som en énvejs dialog og efterspørger generelt, at bestyrelsen i højere grad leverer tovejs sparring med konkrete idéer og input om svære forretningsmæssige og organisatoriske problemstillinger.

Bestyrelsesmedlemmer vurderer imidlertid selv, at færre end to tredjedele af dem er i stand til at give deres direktør kvalificeret input på virksomhedens forretningsstrategiske udfordringer og succession af ledelsen. Reelt set betyder dette, at direktører ofte føler, at deres bestyrelse langt fra tilfører nok værdi.

De fem tiltag, som ovenfor beskrevet, kan imidlertid hjælpe med at sikre, at samspillet og den øgede opgave fællesmængde mellem bestyrelse og direktion kan blive et positivt og værdifremmende faktum. Tiltagene er relevante uanset virksomhedens størrelse, ejerskabsform samt branche og drejer sig (nok mest) om ’dynamikker og samarbejde mellem mennesker.’

Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Forsiden netop nu
Holstebro

Slut med tomme butikker i center

Annonce